Dimensionarea corecta a plajei de coduri GS1 (tipul de licenta necesara)

– 10 sfaturi pentru alegerea corecta a plajei de coduri –

Atunci cand doriti sa aderati la Asociatia Profesionala Non-Profit GS1 Romania pentru a obtine coduri de produs (identificatori GTIN-13 / coduri de bare EAN) va trebui sa optati pentru unul dintre cele 4 tipuri de licenta anuala, in functie de necesarul de identificare al companiei dvs., pachetele de coduri aferente fiind de:

  • 99 de coduri
  • 999 de coduri
  • 9.999 de coduri
  • 99.999 de coduri

Pentru a fi siguri ca veti alege pachetul potrivit pentru compania dumneavoastra va rugam sa tineti cont de urmatoarele aspecte:

 1. Doar PRODUCATORUL / PROPRIETARUL DE MARCA, CU PERSONALITATE JURIDICA (S.A., S.R.L., P.F.A., I.F. sau I.I.), poate solicita coduri de produs cu licenta GS1. Prin PRODUCATORUL / PROPRIETARUL DE MARCA intelegem compania care detine specificatiile produsului, indiferent de locul si persoana care il produce, inclusiv in situatia de “Private Label”.

In cazul produselor “White Label” (fara niciun brand sau element de identificare a producatorului efectiv) care sunt importate de catre o firma si aceasta le personalizeaza cu imagine proprie / ambalaj propriu / denumire proprie etc. aceasta firma poate de asemenea sa solicite coduri cu licenta GS1, asumandu-si intreaga raspundere pentru produse si pentru informatiile furnizate.

In egala masura, un importator / revanzator care creaza ca si produs propriu, de sine statator un set format din doua sau mai multe produse de la minim 2 producatori diferiti si il vinde sub denumirea comerciala proprie, devine la randul sau producator pentru acel produs (set) si poate solicita coduri cu licenta GS1. El nu va putea solicita insa coduri pentru produsele importate/achizitionate si care sunt deja brand-uite si/sau codificate si pe care intentioneaza sa le comercializeze de sine statator, sub brandul si specificatiile producatorului. Acest lucru ar conduce la existenta a 2 coduri diferite, obtinute de catre 2 companii diferite, pentru acelasi produs, care apartine, din punct de vedere al specificatiilor produsului, doar uneia dintre ele.

Cei care sunt doar revanzatori si au nevoie de codurile EAN pentru a lista produsele pe diverse platforme vor trebui sa utilizeze codurile care au fost deja alocate pentru acele produse, care sunt, in general, marcate pe ambalaj de catre producatori sau se pot obtine direct de la acestia.

 2. Taxa de licenta este anuala, dar nu presupune utilizarea tuturor codurilor din pachetul ales in anul respectiv, ele putand fi folosite pe parcursul anilor in care veti avea o relatie contractuala cu GS1 Romania, in functie de necesarul din fiecare an, pana la epuizarea plajei de coduri.

 3. Structura numerica GTIN-13 pe baza careia se generaza codul de bare EAN cu licenta GS1, asigura unicitatea identificarii si trasabilitatea informatiilor despre Produs prin includerea Firmei producatoare si a tarii in care este inregistrata Firma, astfel:

4. Fiecare cod identifica in mod unic la nivel global un anume produs si numai pe acela, iar produsul va avea alocat un singur cod.

 5. Atunci cand vorbim despre un produs, ne referim la continut plus ambalaj. Orice modificare adusa continutului, ambalajului sau informatiilor prezente pe ambalaj va fi considerata creare de produs nou si implicit va avea nevoie de un nou cod EAN.

 6. Orice variatie a unui produs sau orice modificare ulterioara adusa unui produs deja existent va presupune alocarea unui nou cod.

Astfel: nr produse x nr dimensiuni x nr materiale x nr culori x nr greutati = nr total de coduri necesare

In exemplul de mai jos aveti un tricou de bumbac in 2 culori si 3 dimensiuni, situatie in care sunt necesare 6 coduri.

 7. Un cod alocat deja unui produs nu poate fi realocat / reutilizat pentru un nou produs chiar daca produsul initial a fost scos din productie.

 8. Datorita structurii identificatorilor numerici GTIN-13 din codurile de bare EAN cu licenta GS1 (descrisa la punctul 3), in cazul in care veti epuiza plaja de coduri alocata (pentru care ati optat la inscriere) si veti dori sa codificati in continuare noi produse, va trebui sa solicitati o suplimentare a licentei GS1 cu alocarea unui al doilea prefix unic de companie si incepand cu acea data sa achitati anual 2 prefixe, unul pentru produsele deja codificate si unul pentru produsele ce urmeaza a fi codificate.

Daca, spre exemplu pentru primul prefix veti alege pachetul de 99 de coduri si le veti epuiza, pastrand acelasi segement 2 (prefix unic national de firma) va trebui sa adaugam o noua cifra la segementul 3(numarul de produs) ceea ce va face ca acel nou cod sa aiba 14 cifre, ceea ce nu este posibil deoarece codul EAN are mereu 13 cifre.

In egala masura nu putem sa taiem o cifra de la oricare din segmentele 1, 2 sau 4 pentru a o realoca la segmentul 3 (numar de produs) fiindca nu ar mai respecta structura codului EAN prin lipsa cifrei de control sau s-ar suprapune prefixe de tara sau unice nationale de companie.

 9. Obligativitatea achitarii taxei anuale de licenta se pastreaza atat timp cat minim un produs codificat cu licenta GS1 mai exista pe piata.

 10. Pachetele de coduri incluse in licenta de utilizare a sistemului GS1 sunt acordate pentru fiecare companie in parte si nu pot fi instrainate/imprumutate/revandute partial sau integral catre alte companii sau persoane fizice. Exceptie de la aceasta regula fac fuziunile, cesiunile sau achizitiile de firme de catre alte firme, caz in care intreaga plaja de coduri si licenta de utilizare, in urma notificarii GS1 Romania si a transmiterii documentelor justificative, se transfera catre noua companie.

Concluzie:

Avand in vedere toate aspectele mentionate mai sus va rugam sa analizati necesarul de coduri atat in momentul actual cat si pe termen scurt-mediu pentru a alege o plaja de coduri si un nivel al licentei de utilizare a sistemului GS1 care sa satisfaca cerintele companiei dumneavoastra.

Alegeti Formularul pentru retail      Descarcați Formularul pentru e-commerce