Procedura obtinere GLN

A. Accesati site-ul GS1 Romania http://www.gs1.ro, apoi sectiunea Obtinere coduri de bare/GLN prin licentiere GS1.

B. Alegeti din zona „SECTORUL FARMACEUTIC” buletinul de inscriere in functie de structura dvs. de lucru, astfel incat fiecare entitate juridica va aplica pentru:

  • un GLN-Sediu Social;
  • unul sau mai multe GLN-LUF pentru locatiile fizice și/sau orice locație funcțională, găzduită în orice locație fizică autorizată in care se produc tranzacții cu SNVM (de ex. verificarea, orice decomisionare – respectiv trecere din statut ACTIV in INACTIV, tranzacții de administrare), numite Locatie Utilizator Final (LUF) – DEFINITII IN OMS 1473/NOV. 2018, iar in cadrul acestora
  • unul sau mai multe GLN-PTC (dacă este cazul, la dispoziția de decizie a Administratorului Utilizatorului Final) pentru Punctele Tehnice de Contact (sistem dotat cu scanner ce poate citi cod de bare DataMatrix ECC200 si aflat in legatura cu SNVM direct sau printr-un server) destinate verificarii/inregistrarii in SNVM a decomisionarii.

*) NOTĂ 1: In cazul in care, pentru o companie, trebuie definite mai multe tipuri de organizație (de ex. Distribuitor si Farmacie; sau DAPP/CMO si Distribuitor) GLN Sediu Social trebuie cerut/alocat pe fiecare tip de organizatie in parte.

*) NOTĂ 2: Orice locație fizică autorizată conține minim un LUF și poate găzdui oricâte, dacă este cazul, la dispoziția de decizie a Administratorului Utilizatorului Final.

C. Dupa ce stabiliti numarul total de GLN-uri ce va este necesar, alegeti una dintre cele trei variante de buletine de inscriere:

1. maximum 10 GLN, potrivit pentru farmacii individuale, retele mici de farmacii, Directii de Sanatate Publica sau unitati medicale de mici dimensiuni, (farmacii cu circuit închis ale acestora). De exemplu: pentru o retea cu patru farmacii, in care opereaza cate o casa de marcat, va fi nevoie de 1 GLN pentru Sediul Social, 4 GLN-LUF pentru fiecare locatia fizica de farmacie si 4 GLN-PTC pentru casele de marcat, asadar 9 GLN-uri, deci primul buletin este cel care va este necesar.
PO-02 F14 FORMULAR ONLINE – RECOMANDAT pentru procesarea rapida a cererii
PO-02 F14 Formular PDF offline

2. maximum 100 GLN, potrivit pentru retele medii de farmacii, distribuitori mici si medii sau unitati medicale mari (farmacii cu circuit închis ale acestora). De exemplu: pentru un spital judetean cu cinci sectii si o farmacie in care exista doua sisteme legate la SNVM, unde exista si puncte tehnice de contact pe fiecare sectie (sistem dotat cu scanner ce poate citi cod de bare DataMatrix ECC200 si aflat in legatura cu SNVM), vom putea calcula in felul urmator: 1 GLN-Sediu Social pentru unitatea spitaliceasca, 6 GLN-LUF pentru cele cinci sectii si o farmacie, si 7 GLN-PTC, asadar 14 GLN-uri, deci al doilea buletin este cel care va este necesar.
PO-02 F15 Formular ONLINE – RECOMANDAT pentru procesarea rapida a cererii
PO-02 F15 Formular PDF offline

3. pentru marile retele de farmacii (peste 40 de unitati), branduri nationale si internationale de distributie si/sau DAPP – pentru companii cu cifra de afaceri peste 10 milioane Euro raportata in anul precedent, se va utiliza al treilea buletin de inscriere, care permite si codificarea de produse cu coduri GTIN. Pentru situatia in care sub un brand national functioneaza mai multe entitati juridice, fiecare entitate juridica va aplica pentru licenta in functie de situatia in care poate fi incadrata la punctele 1-3, completand buletinul de inscriere corespunzator.
PO-01 F31 Formular ONLINE – RECOMANDAT pentru procesarea rapida a cererii
PO-01 F31 Formular PDF offline

D. Pe baza buletinului de inscriere completat, semnat si transmis electronic, impreuna cu documentele solicitate (scan Act Constitutiv cu mentiunile ulterioare, scan CIF si Certificat de Inregistrare ONRC, scan Autorizatie de Functionare pentru fiecare LUF) se va obtine Contractul de Licenta GS1, impreuna cu credentialele (user si parola) de acces in sistemul MEDALOC (https://medaloc.gs1.ro). Userul este chiar GLN-ul alocat prin contract pentru sediul social.

E. Descarcati si achitati factura primita in ‘Spatiul client’. Plata poate fi efectuata si online, prin PayU.

F. Accesati MEDALOC (https://medaloc.gs1.ro) unde puteti completa online informatiile necesare obtinerii GLN-LUF si GLN-PTC sau, pentru cazul in care trebuie sa obtineti mai multe GLN-LUF, descarcati fisierul Excel pe care trebuie sa-l completati cu datele solicitate in capul de tabel, sa-l salvati si apoi sa-l incarcati in aceeasi zona a aplicatiei.

G. Dupa verificarea de catre staff-ul GS1 Romania a corectitudinii datelor incarcate, vi se vor elibera, in aplicatie, GLN-urile necesare conectarii in sistemul SNVM. Timpii de verificare pot varia intre 1 – 24 de ore, in zilele lucratoare.